Merencanakan acara gathering kantor itu gampang-gampang susah. Di satu sisi, tujuannya mulia—bikin suasana kerja makin solid dan menyenangkan. Tapi di sisi lain, kalau nggak direncanakan dengan matang, acara bisa terasa hambar, membosankan, atau malah penuh drama internal. Apalagi kalau melibatkan banyak orang dan perjalanan jarak jauh yang butuh transportasi besar seperti rental bus pariwisata —sekali salah langkah, bisa runyam semuanya.
Sering kali, kegagalan sebuah gathering bukan karena niatnya kurang baik, tapi karena beberapa hal sepele yang terlewat atau disepelekan. Nah, biar acara kantor kamu nggak masuk kategori “gathering gagal total”, yuk kenali kesalahan umum yang sering terjadi saat merencanakan gathering, dan tentu saja, bagaimana cara menghindarinya.
Terlalu Mendadak, Waktu Mepet
Salah satu kesalahan paling umum adalah menyiapkan gathering secara mendadak. Mungkin karena sibuk, atau baru kepikiran pas mendekati akhir tahun. Akibatnya, banyak aspek jadi terburu-buru: lokasi sudah penuh, bus susah dicari, rundown belum jelas, bahkan peserta pun belum tentu bisa hadir semua.
Padahal, merencanakan gathering itu butuh waktu. Idealnya, persiapan dilakukan minimal 1–2 bulan sebelumnya. Ini memberi ruang untuk survei lokasi, booking penginapan, koordinasi dengan peserta, dan juga mengatur hal-hal teknis seperti konsumsi dan transportasi. Jadi jangan tunggu mepet—lebih cepat lebih santai.
Nggak Jelas Tujuannya
Sebuah gathering bisa gagal meninggalkan kesan kalau dari awal nggak jelas tujuannya. Apakah acara ini untuk menyambut anggota tim baru? Untuk merayakan pencapaian? Atau sekadar untuk refreshing?
Tujuan yang jelas akan memengaruhi konsep acara secara keseluruhan—dari pilihan lokasi, jenis aktivitas, hingga suasana yang ingin dibangun. Kalau gathering hanya jadi “acara rutin tanpa arah”, peserta bisa datang tanpa antusias, bahkan merasa malas ikut karena merasa nggak ada manfaatnya.
Lokasi Asal Pilih, Nggak Sesuai Kebutuhan
Pilih tempat gathering jangan cuma karena sedang hits atau view-nya bagus di Instagram. Banyak yang terjebak memilih lokasi yang “kelihatan keren”, tapi ternyata nggak cocok buat kebutuhan acara. Misalnya, tempatnya sempit, fasilitas kurang, akses jalan sulit, atau jaraknya terlalu jauh.
Sebelum booking, pastikan kamu tahu kebutuhan tim: apakah butuh tempat luas buat games outdoor, atau lebih butuh tempat sejuk untuk relaksasi? Jangan lupa pertimbangkan kenyamanan peserta, terutama kalau ada anak-anak atau orang yang sudah lebih tua. Dan pastikan transportasi juga aman dan nyaman—gunakan sewa big bus pariwisata kalau jumlah pesertanya banyak, supaya bisa jalan bareng dan nggak terpisah-pisah.
Kurang Koordinasi Antar Panitia
Kadang panitia acara merasa sudah bagi tugas, tapi ternyata koordinasinya kurang. Hasilnya? Ada bagian yang tumpang tindih, atau malah ada hal penting yang terlewat. Misalnya, konsumsi belum dipesan, MC dadakan, atau games nggak siap alatnya.
Solusinya, buatlah tim kecil dengan jobdesk yang jelas. Ada yang pegang rundown, konsumsi, logistik, dokumentasi, dan transportasi. Lakukan check-in rutin selama proses persiapan. Komunikasi itu kuncinya, apalagi kalau acara melibatkan banyak orang.
Mengabaikan Transportasi
Transportasi sering dianggap hal terakhir yang perlu dipikirkan. Padahal, ini salah satu penentu kenyamanan peserta gathering. Kalau peserta harus datang sendiri ke lokasi yang jauh atau sulit dijangkau, bisa jadi setengah dari mereka bakal mengeluh bahkan batal hadir.
Idealnya, sediakan transportasi bersama. Kalau pesertanya banyak, sewa big bus pariwisata jadi pilihan paling masuk akal. Selain lebih efisien, perjalanan bareng juga bikin suasana lebih seru sejak dari jalan. Bus dengan AC, kursi nyaman, dan hiburan di dalamnya bisa bikin peserta tetap happy sebelum sampai ke tempat acara.
Aktivitas yang Nggak Relevan atau Membosankan
Pernah ikut gathering yang isinya cuma duduk-duduk, makan, terus foto? Atau games yang terlalu kaku dan bikin malas ikut? Itu tandanya acara kurang dipikirkan matang dari sisi aktivitas.
Gathering yang efektif harus punya kegiatan yang bisa menyatukan peserta, bikin semua merasa terlibat, dan memberi pengalaman berbeda dari keseharian di kantor. Tapi tetap, jangan asal pilih permainan atau sesi hiburan. Pilih yang sesuai dengan karakter peserta dan tujuan acara. Kalau mayoritas introvert, jangan paksa mereka tampil di depan. Kalau banyak yang suka kompetisi, bisa bikin lomba ringan atau outbond seru.
Nggak Ada Dokumentasi yang Layak
Setelah acara berakhir, yang tertinggal biasanya hanya kenangan dan… foto! Tapi kalau dokumentasinya seadanya atau malah nggak ada, gathering jadi terasa kurang lengkap.
Pastikan ada tim atau orang yang bertugas khusus buat mendokumentasikan acara, dari awal hingga selesai. Kalau memungkinkan, siapkan juga video singkat sebagai kenang-kenangan atau bahan publikasi internal kantor. Dokumentasi ini juga bisa jadi motivasi buat gathering berikutnya.
Lupa Evaluasi
Setelah gathering selesai, banyak yang langsung “bubar jalan” tanpa ada evaluasi. Padahal, evaluasi itu penting untuk tahu apa yang berjalan baik dan apa yang bisa ditingkatkan. Dengan begitu, gathering tahun depan bisa lebih baik lagi.
Evaluasi bisa dilakukan lewat kuesioner online, grup chat internal, atau sesi singkat bareng panitia dan peserta. Tanyakan: bagian mana yang paling disukai? Mana yang kurang? Apa saran untuk ke depan?
Biar Gathering Nggak Gagal, Jangan Asal Jalan
Menghindari kesalahan dalam merancang gathering itu bukan berarti harus sempurna. Tapi dengan perencanaan yang matang dan perhatian pada detail kecil, kamu bisa membuat acara yang sederhana tapi penuh kesan.
Jangan buru-buru, jangan asal comot konsep, dan jangan lupakan kebutuhan peserta. Termasuk dalam hal transportasi. Perjalanan yang nyaman bisa jadi awal suasana seru dari gathering itu sendiri. Jadi, pastikan kendaraan yang dipakai juga dipikirkan baik-baik.
Butuh Transportasi Gathering yang Nyaman? Pakai Happy Trans Aja!
Buat kamu yang lagi merencanakan acara gathering kantor dan butuh transportasi bareng-bareng, sewa big bus pariwisata bisa jadi solusi paling aman dan nyaman. Dengan kapasitas besar, fasilitas lengkap, dan perjalanan yang lebih tertib, kamu bisa memastikan semua peserta sampai di lokasi dengan kondisi happy.
Kalau kamu butuh rekomendasi bus terpercaya, langsung aja hubungi Happy Trans. Mereka punya armada big bus modern yang siap menemani perjalanan gatheringmu.